Grå er en farge du vil unngå

I prosjektledelse er rygg og hvit vennene dine – skumle grå er det ikke. Som prosjektleder ønsker du å forholde deg til tydelig og verifisert informasjon, ikke forutsetninger. Når forutsetninger er gjort og ikke validert, blir det gjort feil, tidslinjer blir forsinket og prosjekter mislykkes.

Forutsetninger er farlige ting å gjøre, og som alle farlige ting å lage - bomber, for eksempel, eller strawberry shortcake - hvis du gjør selv den minste feil, kan du havne i fryktelige problemer. Å gjøre antagelser betyr ganske enkelt å tro at ting er på en bestemt måte med lite eller ingen bevis som viser at du har rett, og du kan umiddelbart se hvordan dette kan føre til forferdelige problemer. For eksempel kan du en morgen våkne opp og anta at sengen din var på samme sted som den alltid har vært, selv om du ikke har noen reelle bevis for at det var slik. Men når du kom ut av sengen din, oppdaget du kanskje at den hadde fløt ut på havet, og nå ville du være i fryktelige problemer på grunn av den feilaktige antagelsen du hadde gjort. Du kan se at det er bedre å ikke gjøre for mange antagelser, spesielt om morgenen."

- Lemony Snicket,
The Austere Academy

Som Lemony Snicket av En serie uheldige hendelser stater, er antagelser farlige. Sjelden basert på fakta, er antakelser basert på personlig perspektiv - ikke virkelighet. Tenk deg hvordan dette kan påvirke din evne til å administrere et team hvis du – og andre – gjør antakelser om noe så integrert som fullføring av oppgavene. 

Prosjektsuksessmetoden bruker aktivitetsledere for å sikre at hver oppgave blir gjort. Under planleggingsøkten for ethvert prosjekt er det viktig å lage en arbeidssammenbruddsstruktur – en liste over alle prosjektaktivitetene til alt teamet ditt kan tenke på for øyeblikket. For øyeblikket er viktig her fordi det er sjelden at selv de beste teamene fanger hver eneste oppgave som må fullføres helt i begynnelsen av et prosjekt. Aktivitetene vil ikke være i noen spesiell rekkefølge, da sekvensering ikke vil ha funnet sted ennå. De vil heller ikke nødvendigvis ha en eier eller en varighet. Det vil bokstavelig talt bare være en liste over aktiviteter.

Disse oppgavene kan imidlertid ikke forbli eierløse. Hver oppgave må tildeles en eier – det vil si en aktivitetsleder – én person per aktivitet. Aktivitetslederen samtykker i å sørge for at arbeidet blir gjort. Dette er personen som ser på prosjektlederen og sier: «Det er min oppgave. Jeg skal sørge for at det skjer." Dette betyr ikke at de har sagt ja til å utføre det fysiske arbeidet selv, bare at de godtar å være det eneste kontaktpunktet angående aktiviteten. Konseptet med enkelt kontaktpunkt er veldig viktig, da det reduserer forvirring og gir klarhet om hvem som eier oppgaven.

I prosjektarbeid er svart og hvitt vennene dine – grått er din fiende. Alt grått og tvetydig vil bli brukt mot deg i domstolen for prosjektledelse. Forutsetninger skaper forventninger bygget på ingenting mer enn hva du tror er virkelighet, ikke hva som egentlig is virkelighet. Vellykket prosjektledelse fungerer ikke i grått – svart og hvitt er avgjørende for din suksess. Alt grått og tvetydig vil bli brukt mot deg i domstolen for prosjektledelse.