5 måter å sikre at det ikke gjør

Hvis bedriften din ikke bruker overvåkingsteknologi for å spore arbeidet ditt ennå, vil det sannsynligvis gjøre det snart, ifølge data. Men overvåking kan erodere tilliten og skade allerede skjøre bedriftskulturer – og det kan hende den ikke engang måler de riktige tingene.

Uavhengig av utfordringene, tyr mange organisasjoner til sporingsteknologi for å måle produktivitet, spesielt med flere ansatte som jobber hjemmefra. Og denne trenden blir mer vanlig med alle typer arbeidere, også de som sporing kan virke som en strekning for. Kapellaner som holdes til et poengsystem basert på hvor mange ganger de sjekker inn med pasienter, eller medisinske arbeidere hvis håndvask spores, er bare begynnelsen. Utbredelsen av overvåkingsteknologi, reduksjonen av personlig arbeid og presset på selskapets resultater ser ut til å ha skapt en perfekt storm for sporing til å bli den nye normen.

Konsekvensene av disse evnene og systemene – både tiltenkte og utilsiktede – er betydelige, og vekst i sanseteknologi vil ha vidtrekkende implikasjoner for våre sosiale normer og systemer. Datainnsamling er ikke negativt i seg selv, det handler om hvor transparente selskaper er i å samle informasjon og hvilke valg de tar om hvordan dataene brukes.

Utstrakt bruk av overvåking

Store variasjoner av sporing er vanlig, fra sporing av e-post, telefonsamtaler eller tastetrykk til å telle antall badge-ins til kontoret. Ansiktsgjenkjenning og lyd- og videoopptak er i ferd med å bli vanlig. Og arbeidsgivere hevder at de trenger sporingssystemene for å overvåke produktiviteten, men også for å sikre overholdelse av retningslinjer eller beskyttelse av sensitive data. De bruker også dataene til å ta forretningsbeslutninger eller forbedre prosesser.

Ifølge en studie av Topp 10VPN, er den globale etterspørselen etter programvare for ansattes overvåking opp 78 % i januar 2022, som er den største økningen på mange år, og etterspørselen har økt jevnt og trutt de siste årene. Forskning av Gartner fant det i løpet av de neste tre årene, vil 70 % av store firmaer bruke sporingsprogramvare. En annen rapport estimert 8 av 10 av de største privateide selskapene bruker det i dag.

Men arbeidere gjør motstand, ifølge en studie av Morgenkonsulent som fant ut at omtrent halvparten av teknologiarbeiderne ville slutte i en jobb, eller ville unngå å ta en ny jobb hvis de visste at sporing fant sted. Ytterligere forskning av Gartner fant at 10 % av ansatte prøver å lure sporingssystemer for å behandle dataene deres eller undergrave dem.

Problemet med overvåking

Det er mange problemer med overvåking, men det kan også være et faktum i livet fremover - og noe folk må venne seg til. I en verden der dataene dine er overalt, enheter lytter til ordene dine, kameraer overvåker ansiktet ditt og GPS-systemer vet hvor du befinner deg, kan allestedsnærværende organisasjonssporing være uunngåelig.

Men som så mange ting, det er ikke hva, det er hvordan. Hvis bedrifter skal bruke overvåking eller ansattes overvåking, finnes det måter å gjøre det mindre skadelig for kulturen og beholde tilliten i prosessen.

#1 – Vær åpen

Stol på alle slags relasjoner—med mennesker eller med organisasjoner — er bygget på åpenhet som et grunnleggende utgangspunkt. Som et resultat, hvis en organisasjon skal bruke sporingsprogramvare, er det lurt å gi folk beskjed om sporingen. Selv om ansatte kanskje ikke ønsker å bli sporet, kan det svekke tilliten (enda mer) når det gjøres uten ansattes kunnskap.

Bedrifter kan balansere behovet for både sikkerhet og personvern ved å lære folk om hvorfor de samler informasjon og være så transparente som mulig. Tillit og positiv kultur forsterkes også ved å gi flere valgmuligheter og kontroll – noe som gir ansatte muligheten til å velge bort datainnsamling når det er mulig. Gi folk beskjed om hva som spores, og informer folk om når de spores og under hvilke forhold.

Hvis sporingen gjøres med det formål å støtte ansatte eller forbedre prosesser, bør det ikke være en utfordring å være åpen om det. Men hvis sporing skjer som en gotcha-strategi - der målet er å fange folk som oppfører seg dårlig eller straffe dem - vil forholdet til ansatte og kulturen betale høye priser.

#2 – Vær ekte

Bedrifter gjør også klokt i å erkjenne begrensningene til sporingssystemer. De kan kanskje telle tastetrykk, men ikke overvåke i hvilken grad en ansatt er en god lagspiller, eller hvordan en arbeider bidrar til selskapets troverdighet gjennom å levere enestående kundeservice. Produktivitet er et lite bilde, mens ytelse (som inkluderer alle slags mindre kvantifiserbare ferdigheter) er det større bildet.

Og overvåkingssystemer er bare like effektive som forutsetningene som driver algoritmene. Hvis et system overvåker en ansatts hastighet i å lese e-poster, kan det hende at det ikke tar hensyn til behovet for å ta notater eller reflektere innholdet i e-posten. Hvis et system måler møteeffektivitet ved å telle antall hierarkiske lag (ledere og deres ledere) i økten, kan det hende at det ikke står for en kultur der ledere er deltakende eller hensiktsmessig hands-on. Det er vanskelig å motstå å påkalle Platon, den klassiske filosofen som sa at hvis folk ikke forstår verktøyene deres, er de forutbestemt til å bli verktøyene for verktøyene deres – garantert gammel visdom.

Sporingssystemer kommer også til kort når det gjelder å redegjøre for arbeidet ansatte gjør når de ikke er foran datamaskinen. Timene en arbeider bruker på å reflektere over et problem utenfor nettet, noe som fører til et gjennombrudd. Eller tiden en ansatt bruker på virksomhetslesing eller nettverksbygging som er viktig for effektiviteten, men som ikke gjenspeiles i hastigheten på datamaskininndata.

#3 – Vær tydelig

Det er også nyttig å være tydelig på hvorfor overvåkingsteknologien brukes, og å kommunisere forventningene til ytelsen som følger med den. Blir for eksempel sporingen brukt til å overvåke produktivitet eller for å beskytte bedriftsinformasjon? I tillegg, hvordan vil det bli brukt i resultatvurderinger og beslutninger om lønn og forfremmelse?

Det er også viktig å klargjøre elementene i ytelsen som går utover sporing. I tillegg til tastetrykk, hvordan måles samarbeidsatferd? Og hvordan blir nye ideer eller briljante innovasjoner kreditert en ansatts prestasjoner? Å la folk få vite ikke bare hva som teller, men hva som betyr noe, er viktig for å motivere dem til hva slags arbeid som vil være mest meningsfullt, og bidra til deres karriereprogresjon.

#4 – Vær fokusert

Bedrifter er mest effektive når folk er engasjert, inspirert og bemyndiget – så det er avgjørende å sikre at overvåkingsteknologi gir fordeler ikke bare til organisasjoner, men også til ansatte. En del av den menneskelige tilstanden er gjensidighet - når mennesker mottar noe, er de motivert til å gi noe tilbake. Vurder treningssporing der folk fritt gir sine mest personlige data til bedrifter fordi de får noe meningsfullt tilbake – data om helsen deres som de finner nyttige.

Ved bruk av ansattes overvåking, vær fokusert på hvordan ansatte kan oppnå verdi. Hvordan kan kalendersporing hjelpe ansatte til å ta mer fri? På hvilke måter kan e-postsporing resultere i belønninger eller bonuser? Og hvordan kan data med merkesveip hjelpe folk med å finne venner på kontoret eller planlegge fellesskapsarrangementet den dagen folk flest er på kontoret?

#5 – Vær menneskelig

Når organisasjoner bruker sporing, er det også avgjørende å utvikle ledere som kan bruke dataene på konstruktive måter. Hvis data brukes til å mikroadministrere eller true, vil det helt sikkert skape atmosfærer der folk er mistroiske og hvor de vil mangle motivasjon eller engasjement. Alternativet er å gi folk mest mulig kontroll over sitt arbeid og sine data, og å gi dem åpen tilgang til dataene.

I tillegg bør dataene være en del av pågående samtaler om ikke bare hva som telles, men den generelle ytelsen til den ansatte, inkludert hvordan arbeidet deres bidrar til det store bildet, hvor de er og hvor de ønsker å utvikle seg.

På sitt verste kan overvåking dehumanisere og distansere mennesker – ettersom rapportene og regnearkene er prioritert over forhold. Men det motsatte er best for engasjement – ​​mennesker som føler seg verdsatt, respektert og støttet i arbeidet sitt.

I sum

Hvis bedrifter skal spore ansatte, vil den generelle kulturen og relasjonene gjøre eller bryte prosessen. For organisasjoner er idealet konstruktive, produktive kulturer der folk ønsker å jobbe, yte skjønnsmessig innsats og bidra med sin beste kompetanse.

De beste kulturene er transparente – deling åpent slik at ansatte kan ta de mest informerte beslutningene. De starter innovasjon ved å fremme passende risikotaking, og oppmuntrer ansatte til å dele og utforske. Måtene bedrifter samler inn, sporer og overvåker informasjon på sender viktige meldinger til ansatte om verdi og tillit.

Når organisasjoner verdsetter ansatte, skaper kulturer med åpenhet og respekt og holder ledere ansvarlige for å administrere effektivt, går disse langt i retning av at folk aksepterer overvåking som et system for å støtte arbeidet, snarere enn verktøy for å manipulere, kontrollere eller fjerne livskvalitet. Til syvende og sist må bedrifter gjøre det som er riktig – ikke bare det som er mulig – ved å bruke verdiene deres som en guide.