4 tips for å øke troverdigheten din

Å kommunisere effektivt er uten tvil en av de viktigste ferdighetene for å lykkes på jobben – og i resten av livet. Når du kan artikulere poenget ditt, uttrykke medfølelse og presentere saken din på en briljant måte, bygger du troverdighet, tillit, relasjoner og fremmer karrieren din.

Men dessverre kan kommunikasjon også være utfordrende – med for lite tid, for mange skiller mellom mennesker og så mange komplekse ideer å dele. Men en ny studie viser hva slags kommunikasjon folk verdsetter – og derfor hvordan du kan jobbe best sammen med andre og høste fordelene.

Kommunikasjon har store effekter

Kommunikasjonsevner har en betydelig betydning for effektivitet og troverdighet. Faktisk, når ledere oppfattes som å kommunisere mer effektivt – med mer varme og myndighet – er teammedlemmene mer engasjerte, effektive og til og med optimistiske, ifølge en studie av Universitetet i Bologna og Wilmar Schaufeli ved Universitetet i Utrecht.

Og i en annen studie av Universitetet i Münster, folk bedømte kommunikasjonsstil over profesjonell legitimasjon ved å evaluere påliteligheten og troverdigheten til innhold og eksperter.

Challenge

Kommunikasjon er imidlertid utfordrende for mange, og 59 % av kunnskapsarbeiderne er bekymret for redusert effektivitet av kommunikasjon, spesielt ettersom de jobber hybrid – ifølge en studie av Grammarly. Bedriftsledere i studien anslår at teammedlemmene deres i gjennomsnitt taper 7.5 timer per uke på dårlig kommunikasjon, og 72 % rapporterer at teamet deres har slitt med kommunikasjonseffektiviteten.

I tillegg sa 90 % av folkene at dårlig kommunikasjon har negative konsekvenser som økte kostnader (45 %), tapte tidsfrister (39 %), nedgang i merkevarens omdømme (34 %) eller redusert produktivitet (28 %). Og en studie av Pumble viste at 86 % av folk mener mangel på effektive kommunikasjons- og samarbeidsevner er hovedårsakene til feil på arbeidsplassen – og at når team kommuniserer effektivt, kan det øke produktiviteten så mye som 25 %.

Kommunisere bedre

Men det er mulig å kommunisere mer effektivt og nyte flere belønninger ved kommunikasjon – for eksempel større troverdighet og bedre relasjoner også.

#1 – Vær selektiv

E-post kan få en dårlig rap som en tidskaster, men de fleste foretrekker det. Faktisk ifølge en studie av LiveCareer, er det øverst på listen når det gjelder hvordan folk ønsker å kommunisere på jobben. Dette er folks favorittformer for arbeidskommunikasjon:

• E-post, 49 %
• Telefonsamtaler, 23 %
• Direktemeldingsapper, 21 %

Og i en verden med for mange møter kan e-post være et velkomment alternativ. I en studie av mmhmm, 57 % av personene sa at et møte kunne vært unngått ved å bruke en e-post, ofte eller veldig ofte.

Vær oppmerksom på hva folk generelt foretrekker, og bruk e-post med tillit – spesielt når e-post kan erstatte et møte. Bruk i tillegg regelen på fem med e-post. Hvis en e-post vil ta mer enn fem minutter å lese, inneholde mer enn fem linjer eller kreve mer enn fem utvekslinger for å få en løsning, kan det være bedre å ta telefonen. På den annen side, hvis du trenger å kommunisere mange detaljer som folk må referere til senere, kan e-post være den perfekte kommunikasjonsmåten.

Men vurder også hva enkeltpersoner foretrekker. For noen er tekstmeldinger i jobbøyemed et upassende grensebrudd, men for andre er det godt akseptert. Eller i noen tilfeller kan du savne noen med en Teams-chat, men fange dem enkelt på e-post. Og for selgeren som alltid er i bilen, kan telefonsamtaler fungere best.

#2 – Gå live

Selv om mye av arbeidet har gått fjernt, er det fortsatt en enorm verdi i direkte kommunikasjon. I følge LiveCareer-studien var 83 % av respondentene enige i at nettkommunikasjon var mer sannsynlig å forårsake misforståelser enn personlig kommunikasjon. Interessant (eller skremmende nok) gjaldt dette spesielt i helsevesenet der 97 % mente nettkommunikasjon forårsaket forvirring.

Og 81 % av folk syntes nettkommunikasjon var mer tidkrevende enn personlig kommunikasjon. Det kan ta lengre tid å koble til, men når du først gjør det, vil du sannsynligvis finne at det er lettere å løse spørsmål eller dele informasjon personlig.

Magien med ansikt-til-ansikt kommunikasjon er selvfølgelig tettheten av informasjon du er i stand til å jobbe gjennom. Du kan dele nyanser av informasjon og følelser knyttet til et problem og komme raskt til løsning når du kan inkludere den ikke-verbale informasjonen som kommer fra live diskusjoner. Selv telefonsamtaler gir mulighet for større utveksling av informasjonstetthet gjennom toner, talehastighet eller pauser i samtalen.

Og live diskusjoner bygger også relasjoner mer effektivt. Når du deler en rulle med øynene eller et skuldertrekk, stoler du på noen med følelsene dine eller usikkerheten din. Når du lener deg fremover, får øyekontakt, tilbyr medfølelse eller ler sammen, viser du din oppmerksomhet og tilstedeværelse med noen.

Så møt opp på kontoret, ring noen på videoplattformen din eller ta telefonen for å løse problemer.

#3 – Invester tid

Hvis du bruker tid på å sjekke e-poster, er du i godt selskap. De fleste (40 %) brukte to til tre timer om dagen på å sjekke e-post. Dette ble fulgt av 33 % av personer som brukte bare én eller to timer.

Tiden folk brukte på å sjekke e-post var delvis basert på ansettelsesforhold. De med bare ett eller to års arbeidserfaring brukte minst tid på å sjekke e-post og de med lengst ansettelse brukte mest tid. Dette kan være basert på e-posttrafikken de mottok eller stillingene de var i. Hvis folk utvider sine forbindelser og innflytelse over karrieren, kan de være i mer kommunikasjon eller e-postløkker, som krever deres tid og oppmerksomhet.

Det er tilsynelatende vanskelig å rydde ut e-postboksen. Til tross for 69 % av folk som bruker én til tre timer på å sortere og slette e-poster hver uke, har bare 38 % noen gang hatt den søte smaken av «innboks null» uten e-poster i køen.

Å kommunisere effektivt tar tid, men det er også verdt innsatsen. Ledere som er tilstede og tilgjengelig har en tendens til å være de som stoles mer på. Og kollegaer som er lydhøre og flinke til å følge opp, er de folk har en tendens til å foretrekke å jobbe med. Vaner som gjør deg mer tilgjengelig og responsiv reduserer nærhetsbias og øker troverdigheten din.

Så se gjennom e-poster og svar raskt på de som er enkle eller som folk venter på deg for å fortsette sitt eget arbeid. Prioriter deretter e-postene som er viktige, men som vil kreve mer av din tid eller konsentrasjon. Og grupper dem slik at du kan angi blokker med tid for å svare når du har en fokusert periode.

#4 – Vær responsiv

Forventningene til e-postsvarstid har eskalert, med de fleste som ønsker svar på en e-post innen timer:

• 1–2 timer, 19 %
• 3–6 timer, 39 %
• 7–12 timer, 32 %
• 13–23 timer, 7 %
• 24 timer og mer, 3 %

I tillegg svarer folk ofte på e-poster utenom arbeidstiden – 84 % sier at de sjekker jobbinnboksene utenom arbeidstiden. På spørsmål om hvor ofte de sjekker e-post, sa 49 % at de sjekker e-post med noen få timers mellomrom, 20 % sjekker hver time og 24 % sjekker en gang per dag.

Det beste alternativet vil være å sjekke e-post med en hastighet som samsvarer med jobbkravene dine og stilen din. Hvis du er i en rolle som krever mer umiddelbar oppfølging, vil du selvsagt sjekke oftere. Men du kan også vurdere din egen preferanse for grenser.

For noen mennesker lindrer det å sjekke mer regelmessig faktisk stress - å få ting gjort og av tallerkenene og tilby tilfredshet. For andre mennesker kan det fungere bedre å angi beholdere med tid i løpet av dagen når du kan følge e-poster på en gang.

Du kan også sette grenser med kollegaer. Vær åpen om hvordan du liker å motta kommunikasjon, hvor ofte du vil sjekke og hva folk kan forvente når det gjelder oppfølgingen din. Å være åpen om dine tilnærminger til arbeid kan hjelpe både deg og dine medarbeidere til å bli mer effektive – å vite hva du kan forvente av hverandre.

Balansen

Din faglige troverdighet er basert på mange faktorer, men oppfølging, oppfølging og god kommunikasjon står øverst på listen når det gjelder hvordan folk vil verdsette deg, lære å stole på deg og ønske om å jobbe med deg.

Sett sunne grenser for deg selv, men vurder også hva lagkamerater trenger fra deg for å lykkes. Å balansere dine behov og andres behov bidrar til din suksess, men også til din lykke og tilfredsstillelse.