Forstå Walmarts automatiserte leverandørforhandlinger

Det måtte skje. WalmartWMT
bruker nå kunstig intelligens (AI) for å kjøpe varer. Altfor ofte mangler bedriftskjøpere tid til å forhandle fullt ut med alle mulige leverandører. Historisk sett har dette lagt uutnyttede muligheter på bordet for både kjøpere og leverandører som er ivrige etter å være en del av Walmart-sortimentet.

Et team av eksperter forklarte at det ofte ikke er optimalt å engasjere seg med det de refererer til som «tail-end-leverandører». Kostnaden ved å ansette flere menneskelige kjøpere til å forhandle med dem vil overstige enhver tilleggsverdi. Imidlertid, hvis disse forhandlingene kan administreres med minimal kjøpers tidsforpliktelse og stole på informasjonskapsler som har lite forhandling, kan de ende opp som lønnsomme nye forretningsmuligheter verdt å forfølge.

Walmart løste problemet ved å bruke kunstig intelligens-drevet programvare som inkluderte et tekstbasert grensesnitt som forhandler med Walmart-leverandører direkte på vegne av Walmart. Avtalene følger vilkårene for cookie cutter og er ofte ikke omsettelige. Konseptet ble utviklet i Walmart Canada i 2021, og leverandørens tilbakemeldinger ble brukt til å forbedre systemet.

Opprinnelig begynte Walmart å pilotere dette nye leverandørstyringsverktøyet med leverandører som leverte "varer som ikke er for videresalg." Den fokuserte deretter på forhåndsgodkjente leverandører, slik at behovet for å validere nye leverandører ikke ville forsinke starten av piloten.

Det første pilotprogrammet involverte leverandører som solgte "varer som ikke var for videresalg" som flåtetjenester, vogner og annet utstyr som ble brukt i butikker. Her så ledelsen klare muligheter for å forbedre betalingsbetingelser og sikre ytterligere rabatter. Selskapet lyktes med å inngå avtaler med 64 % av leverandørene, godt over målet på 20 %. Resultatene viste en gjennomsnittlig behandlingstid på 11 dager, og Walmart fikk i gjennomsnitt 1.5 % i besparelser og en utvidelse av betalingsbetingelsene til et gjennomsnitt på 35 dager.

Etter pilotsuksessen beskrevet ovenfor, flyttet selskapet raskt. Walmart bestemte seg for å gå rett til en produksjonspilot med fokus på forretningsmål. Walmarts «bedriftseiere» – personer med ansvar for budsjetter og ansvarlige for å administrere relasjoner – bidro til å skape brukssaker og scenarier for forhandlinger. Walmarts kjøpere ga en liste over leverandørprospekter som (1) utførte nok forretninger til å berettige en forhandling og (2) som ville ønske en sjanse til å forhandle på denne måten. Det juridiske teamet sørget deretter for at Chatbot-skriptet som ble brukt i forhandlingene og den resulterende kontrakten var i samsvar med Walmarts kontraktsstandarder og -policy.

Ifølge selskapet krever automatiserte anskaffelser at man presist definerer grensene for hva kjøperen er villig til å innrømme i bytte mot det den ønsker. For eksempel: AI Chabot trenger å vite de spesifikke avveiningene kjøperen er villig til å gi for, for eksempel, å gå fra full betaling innen 10 dager etter mottak av fakturaen til å motta betalinger 15, 20, 30, 45 eller 60 dager etter mottak av faktura i bytte mot forbedrede termineringsvilkår og mulighet for leverandører til å utvide sin virksomhet med Walmart.

Vellykkede produksjonspiloter har hjulpet Walmart med å selge løsningen til andre deler av virksomheten. Etter piloten i Canada er utplasseringer i USA, Chile og Sør-Afrika, samt Mexico, Mellom-Amerika og Kina nært forestående. Kategoriene er også utvidet.

Man kan se banen dukke opp her. Etter hvert som vilkårene og betingelsene blir mer algoritmiske, vil bruk av AI Chabot og andre forhandlingsverktøy bety at færre leverandører og andre deler av utgiftspoolene blir ustyrte. Like viktig er det at innkjøpseksperter vil fokusere mindre på å forhandle avtaler og mer på å bygge strategiske relasjoner, adressere unntak og forfølge kontinuerlige forbedringer.

Denne rapporten er basert på fakta publisert i en artikkel i Harvard Business Review. Den er skrevet av Remko Van Hoek, professor i supply chain management ved University of Arkansas's Sam M. Walton College of Business sammen med Michael DeWitt, VP for strategisk sourcing i Walmart International, Mary Lacity, anerkjent professor og direktør ved Blockchain Center of Excellence ved University of Arkansas's Sam M. Walton College of Business, og Travis Johnson, seniordirektør for innkjøpsaktiveringsløsninger hos Walmart International.

POSTSCRIPT: Walmarts lederskap i å utvikle nye måter å ha et gjensidig produktivt arbeidsforhold med sine mange leverandører er en god guide for resten av bransjen. Det er åpenbart behov for lovlig vakthund-tilsyn for å sikre at strenge Walmart-regler følges, men den ressurssterke tanken bak dette åpner for spennende nye muligheter som kan omdefinere kjøper-leverandør-partnerskap.