PEO-er, ASO-er og SaaS: Velg ditt beste alternativ

Hvis den lille bedriften din har utvidet seg utover en håndfull ansatte, er det sannsynlig at du har erkjent at du ikke lenger har tid eller kompetanse til å administrere personaladministrasjon samtidig som du fokuserer på arbeidet du elsker å gjøre. I følge en undersøkelse fra lønnstjenesten Paychex, beskrev færre enn 50 prosent av småbedriftseiere seg selv som "veldig selvsikre" når det gjaldt å vurdere hvordan selskapet deres håndterte HR. Denne mangelen på tillit gjenspeiler en bevissthet om at HR-ansvar blir stadig mer komplekst når en virksomhet vokser, med lønnsskatteadministrasjon, arbeidsrelatert ansvar og kostnadene ved gruppehelseforsikring bare noen få av utfordringene.

Vanligvis er det på tide å ansette en HR-medarbeider på heltid når din virksomhet når rundt 100 ansatte. Men hva med de mange virksomhetene som ikke er på den terskelen, men som likevel krever dyktig HR-ekspertise? For disse virksomhetene er outsourcing av HR et smart, strategisk valg.

Det er flere alternativer når det gjelder å outsource viktige HR-oppgaver, men hvilke bør du outsource – og hvordan? De fleste små og mellomstore bedriftseiere bruker ett av tre alternativer for HR-administrasjon.

Den første er SaaS, eller Software as a Service.

Dette er ganske enkelt en selvbetjent programvareplattform for HR-ledelse. Det er mange forskjellige valg når det gjelder programvare for HR-administrasjon. De fleste bruker det som kalles en database med informasjonssystem for menneskelige ressurser (eller HRIS), som kan lagre noen av de grunnleggende komponentene i ansattes poster, med dokumentasjon som jubileer og opplæringslegitimasjon. Det er programvare for å spore og distribuere ansattes kompensasjon for å gjøre lønnsprosessen enklere.

SaaS tilbyr god støtte hvis du er dyktig i regnskap, forstår skatterapportering og bare trenger en intuitiv ressurs for å generere regnskap og forenkle journalføring. Men det er en tilnærming som passer for alle, med lite tilpasningspotensial. Jeg sammenligner det med å bruke programvare for skatteforberedelser i stedet for å ansette en CPA.

Ditt neste alternativ er en administrativ tjenesteorganisasjon, eller ASO.

ASO tilbyr utkontrakterte HR- og administrative tjenester som administrasjon av lønn, skatter og forsikringsregistreringer. Skatter arkiveres under ditt føderale skatte-ID-nummer, og du forblir den registrerte arbeidsgiveren for alle dine ansatte. Det betyr også at du er ansvarlig for ansettelsesrelaterte risikoer og forpliktelser. Fordelen med ASO er muligheten til å sette ut administrative oppgaver på en mer tilpasset måte.

Det tredje alternativet er det jeg tror gir mest mening for småbedriftseiere, og det er PEO, eller Professional Employment Organization.

Mens ASO tilbyr en à la carte-tilnærming til HR-støttetjenester, gir PEO fullskala, omfattende ressurser. Forskjellen stammer fra PEOs forhold som medarbeidsgiver. I dette samarbeidsforholdet er du felles arbeidsgiver for dine ansatte, mens PEO blir lovfestet arbeidsgiver.

Disse juridiske vilkårene kan være forvirrende, men de er svært betydningsfulle når det gjelder din evne til å få tilgang til bedre forsikrings- og fordelspakker for dine ansatte til mye rimeligere priser, og for å minimere mange av de arbeidsrelaterte forpliktelsene og risikoene små bedrifter vanligvis står overfor . PEO påtar seg ansvaret og ansvaret for ansettelsesrelaterte faktorer som risikostyring, menneskelig ressursstyring, lønn og lønnsskatt. Du beholder ansvaret for daglig tilsyn og ledelse av personalet – funksjonene som vil gjøre deg i stand til å levere utmerket service og sikre at virksomheten din fungerer tilfredsstillende. Du kontrollerer hvordan virksomheten din drives; PEO administrerer lønn, fordeler og arbeidernes kompensasjon.

Denne ekspertisen er avgjørende, men verdien av PEO ligger også i stordriftsfordelen. La oss si at bedriften din sysselsetter 25 personer. En anerkjent PEO vil betjene flere kunder, noe som betyr at de er en medarbeidsgiver for hundrevis eller til og med tusenvis av ansatte. Som et resultat har de tilgang til et mye bredere spekter av gruppehelseforsikring, pensjonering og arbeidskompensasjonsplaner, ofte tilgjengelige til en pris som er langt lavere enn du kan forhandle uavhengig.

HR-administrasjon bør ikke bare være en oppgave til for det travle teamet ditt. Dine ansatte betyr noe. Outsourcing av HR-administrasjon er en smart strategi for å beskytte bedriftens mest verdifulle eiendel – dens folk – samtidig som du frigjør deg til å fokusere på å utvide virksomheten din.