Google har nettopp lansert Simplicity Sprints. Her er din DIY-versjon

I slutten av juli, Google annonserte sin første Simplicity Sprint, som tar sikte på "bedre resultater på kortere tid." Ifølge administrerende direktør Sundar Pichai vil Simplicity Sprints engasjere ansatte om å jobbe med økt klarhet og effektivitet; identifisere hvilke fartshumper som kan fjernes for bedre og raskere resultater; og hvordan ta en gründertilnærming for å eliminere avfall.

De fleste av oss forenkler ikke vårt eget arbeid fordi vi ikke vet hvor vi skal begynne. Hva bør du forenkle først? Og hvordan får du tid til å gjøre det? Dessuten, hvordan vet du hva som er byråkrati kontra arbeid du har lov til å endre?

Jeg stilte de samme spørsmålene for et tiår siden da jeg begynte å intervjue mennesker rundt om i verden for det som ble Hvorfor enkelt vinner. Sjokkerende nok møtte jeg svært få løsninger på kompleksitet på arbeidsplassen. Bortsett fra programvaremetodikken Agile og Lean Six Sigma – synonymt med store produsenter på 90-tallet – hadde ikke organisasjoner mange muligheter for å forenkle.

I dag trenger du ikke en hær av prosjektledere eller dyre konsulenter for å forenkle arbeidsdagen. Alt du trenger er ønsket om å gjøre endringer - og en vilje til å prøve DIY-sprintene nedenfor.

1. Forenkle ethvert skjema/dokument/rapport som krever mer enn 30 minutter eller tre ansatte. Hvilke dokumenter, skjemaer eller rapporter er tidskrevende for organisasjonen din? Vet du om noen andre lag dupliserer samme innsats eller data? Finn umiddelbare muligheter for å forenkle ved å liste opp hvert skjema/dokument/rapport som tar mer enn 30 minutter eller krever mer enn tre teammedlemmer å fylle ut.

Herfra bestemmer du hvilke av disse oppgavene som kan strømlinjeformes, settes på pause eller elimineres. Hvis du trenger buy-in fra noen høyere opp, bruk løsningsdrevet språk for å ramme forespørselen din (dvs. "denne endringen vil gjøre teamet vårt i stand til å bruke X antall ukentlige timer til strategiske mål som Y eller Z"). Hvis ingen går glipp av oppgaven innen neste kvartal og det ikke har noen negativ innvirkning, må du iverksette tiltak for å slette den for alltid.

2. Oppmuntre og belønn ansatte som skaper løsninger som forenkler en frustrerende prosess eller tidkrevende oppgave. Når våre ansatte lager løsninger, er det et tegn på at en prosess eller et system bremser arbeidsflyten deres. Forutsatt at ingens helse eller sikkerhet er satt i fare, er jeg en stor fan av løsninger. De eksisterer i skjæringspunktet mellom forenkling og innovasjon som muligheter til å styrke teammedlemmer og øke organisasjonens produktivitet.

For å begynne å fjerne flaskehalser og belønn de som forenkler virksomheten din, kunngjør en månedlig konkurranse for den mest effektive løsningen. Inviter folk fra alle områder og nivåer i bedriften din – og fjern deltakers navn/enheter fra bidrag for å unngå skjevheter fra dommere. Kriteriene for "mest effektive" vil variere etter bransje og organisasjonsstørrelse, men sørg for at belønningen for midlertidige løsninger faktisk vil motivere dine ansatte.

3. Arranger ukentlige eller månedlige forenklingsøkter. Inviter ansatte og ledere til å komme forberedt til å identifisere én oppgave, møte eller prosess som er unødvendig komplisert eller overflødig. Målet er å eliminere, outsource eller forenkle så mange av disse oppgavene som mulig i løpet av økten. Vurder å holde disse samlingene på stedet som en 4:XNUMX happy hour - gratis øl og snacks har en tendens til å oppmuntre til deltakelse - eller planlegg dem kl. den gyldne time for dine distribuerte lag.

Hver organisasjon ønsker bedre ytelse. Og enkelhet er veien videre. Fra og med de tre taktikkene ovenfor, kan du begynne å skjære bort kompleksitet og skape rom for mer meningsfylt arbeid. Ikke bare kan du gjennomføre disse spurtene virtuelt, personlig eller hybrid, du kan bytte dem mot de uproduktive møtene eller rapportene som du og teamet ditt eliminerer.