Kaos i huset: Håndtering av kompleksitet på arbeidsplassen

I en forrige artikkel, snakket jeg om hvordan arbeidsplassens kompleksitet og arbeidsoverbelastning fungerer som en motstandsbølge som presser mot alle anstrengelser fra ledernes side for å bringe organisasjonen fremover. Og forklart hvordan det over tid kan bygge seg inn i en tsunami som overvelder og drukner arbeidsstyrken.

Når dette skjer, forverres ytelsen ettersom ledere blir mer frustrerte og desorienterte. Mer urovekkende er hvordan arbeidsstyrkens moral svekkes, og arbeidere begynner å tenke på alternativene sine, som å hoppe skip. Å rette opp denne situasjonen er i beste fall vanskelig, og i mange tilfeller er det rett og slett umulig uten ny ledelse.

Mye vitenskapelig arbeid har blitt utført på arbeidsplassen og dens innvirkning på arbeidsstyrken. Her er et par punkter som du finner igjen og igjen:

• Arbeidsplassens kompleksitet og arbeidsoverbelastning øker og har en direkte innvirkning på organisasjonens ytelse.
• Over tid vil en kaotisk arbeidsplass ikke bare forringe ytelsen til organisasjonen, men også forringe kulturen i organisasjonen.

Avdøde Peter Drucker, utropte århundrets ledelsesguru av The New York Times, minnet oss gjentatte ganger: "Kaos er en mulighet, ikke en trussel." Han fremholdt denne troen i løpet av sin femti-pluss år lange karriere som ledelseskonsulent. Han mente at det å gjøre kaos til muligheter var et tegn på en stor leder.

Han beviste gang på gang at dette var tilfelle. Men endrer ting seg? Er det nåværende paradigmeskiftet annerledes? Ettersom spredningen av teknologi fortsetter å gjøre arbeidsplassen til et stadig mer komplekst miljø for å få ting gjort, er det mulig å snu kaos til muligheter.

Til en viss grad opplever alle bedrifter et visst nivå av kaos, men det er vanligvis håndterbart. Jeg tør påstå at ledelse i et kaotisk miljø er mer utbredt i dag enn noen gang før. Det som bekymrer ledere mest er at det sliter på den menneskelige ånden. Å kjempe med kaos på arbeidsplassen i dag er mye vanskeligere enn det en gang var mye mer nødvendig. Jeg tror Drucker har rett. Store ledere vil heve seg over striden, og gjøre kaos til en mulighet til å oppnå konkurransefortrinn. Som du kan stole på!

Når arbeidsplassen blir kaotisk, er det vanligvis mange faktorer som spiller inn, og ingen er mer medvirkende enn det store volumet av arbeidsflyten. Arbeidsoverbelastning er et direkte resultat av en overflod av arbeidsflyt. Når volumet av arbeidsflyten overskrider den menneskelige kapasiteten til å takle, kommer kaos snikende.

En større studie som forsterker hvordan volumet av arbeidsflyt alene kan føre til kaos på arbeidsplassen ble publisert i Journal of Organizational Behavior i 2020. Med tittelen "Dynamiske flytmønstre på arbeidsplassen," den konkluderte med følgende:

1. Flyt på arbeidsplassen representerer en høy grad av individuelle (angående egen) variabler karakterisert som kaotisk i 75 prosent av tilfellene som ble studert.
2. Høye nivåer av flyt er assosiert med kaos.
3. Ulike nivåer av flytopplevelsen sett på som sammenslåing av handlinger, bevissthet, alder og jobbtype er assosiert med fremveksten av forskjellige, ofte uønskede mønstre (f.eks. kaotiske, tilfeldige).

Denne studien, som så mange andre om arbeidsplass- og arbeidskraftdynamikk, etterlater liten tvil om at volumet av arbeidsflyt alene er nok til å gjøre arbeidsplassen til kaos. Dette får ledere til å føle seg overveldet når de prøver å holde tritt. Studien viste også at jo lenger kaoset vedvarer på arbeidsplassen, jo mer forverres ytelsen.

En toppleder for en helseklient som opplevde store problemer med å få kontroll over retningen for organisasjonens ytelse, kan ha sagt det best da han erklærte: "Vi har kaos i huset!" Dette er begynnelsen på slutten for mange ledere som var tilfellet med denne lederen. Å gjenvinne kontrollen over en kaotisk arbeidsplass krever vanligvis at organisasjonen erstatter dagens lederskap.

Mens han diskuterte hvordan spredningen av teknologi bidrar til kaos på arbeidsplassen med avdøde Pete Bradshaw, president for Organizational Consultants Inc., School of Organizational Management professor ved University of North Carolina, og en tilleggskonsulent for firmaet vårt, delte han, " En primær årsak til dagens kaotiske arbeidsplass kommer fra overbelastning av arbeidet. Ledere bruker teknologi som et våpen for å redusere antall ansatte som i stor grad er ansvarlig for økningen i arbeidsmengden. Over tid blir ansatte mindre oppmerksomme, mindre engasjerte og mindre produktive, noe som fører til dårlige organisasjonsresultater.»

Jeg har også vært vitne til at ledere som bruker teknologi for å rettferdiggjøre å trekke sammen strikken av ressurser, tenker at det alene vil gjøre organisasjonen i stand til å gjøre mer med mindre. Å vurdere avkastningen på menneskelig kapital med jevne mellomrom og foreta passende justeringer er bra og nødvendig. Men mens ledere presser ned arbeidsstyrken, er det bare å innse at volumet av arbeidsmengden øker proporsjonalt på de gjenværende arbeiderne.

Holdningen "gjør mer med mindre" er et faktum i organisasjonslivet. Men ikke vær blind for det faktum at det er en grense som organisasjonen slutter å fungere over, og uansett hvor mye teknologi som legges på for å redde situasjonen – det gjør bare saken verre!

Ettersom motstandsbølgen skapt av spredningen av teknologi fortsetter å tære på margen av organisasjonslivet, må ledere finne løsninger som forenkler og ikke kompliserer arbeidsplassen og arbeidsstyrkens dynamikk. Dette betyr å endre hvordan ledere tenker og jobber – aldri en enkel ting å gjøre!