Kan færre møter reversere stille avslutning? Forskning sier "ja"

Kravet om "null møter" har blitt et forhandlingskort for ansatte som vurderer å bytte jobb, ifølge en ny studie fra programvarefirmaet Otter.ai og University of North Carolina i Charlotte. Deltakerne rapporterte at de hadde for mange møter i kalenderen, noe som gjør at de føler seg "irriterte" og "frustrerte".

I andre nyheter...vann er våt.

Interne møter har vært et stikkende område i mer enn et tiår, men innflytelsen fra ansatte under massefratredelsen bør motivere ledere til å revurdere dette aspektet av organisasjonen deres. Som arbeidsplassekspert med flere bøker og en TED-snakk Når det gjelder forenkling, har "null møter" vært min samlingsrop i årevis.

ANNONSE

Gjennom prosessen med å forske Hvorfor enkelt vinnerJeg fant at kompleksiteten på arbeidsplassen stammer fra to kilder: selve organisasjonen og enkelte ansatte. Organisatorisk kompleksitet er knyttet til bransjeforskrifter, samt antall personer, trinn, beslutninger og datapunkter som kreves for å gjøre noe meningsfullt i din bedrift. For eksempel antall godkjenninger i ansettelsesprosessen din eller samsvarskravene for å administrere forbrukerdata i Storbritannia eller Sør-Korea.

Individuell kompleksitet, derimot, refererer til byråkrati opprettet av en person eller en enkelt organisasjon. Et eksempel fra den virkelige verden er den VP som holder et fem timers ukentlig møte eller forretningsenheten med en spesiell evne til PowerPoints som inneholder 200 pluss lysbilder.

I din egen bedrift er møter påvirket av organisasjonskulturen samt individene som leder og deltar på dem. For å utrydde kompleksiteten i møter du leder eller deltar på, svar på følgende seks utsagn med enten «Konsekvent», «Noen ganger», «Sjelden» eller «Aldri».

ANNONSE

1. Jeg bruker 20 % eller mindre av tiden min hver uke på uproduktive møter/samtaler.

2. Jeg driver/oppmuntrer teamet mitt til å operere med forenkling i tankene.

3. Møtene som jeg leder starter og slutter i tide.

4. Møter i min organisasjon har en klar hensikt og agenda.

5. Bare viktige personer inviteres til møter jeg deltar på.

6. Jeg føler meg komfortabel med å avslå møteinvitasjoner eller delegere oppmøte til noen andre.

ANNONSE

Beregn totalsummen ved å bruke følgende resultatkort for hvert svar:

· Konsekvent = 0

· Noen ganger = 1 poeng

· Sjelden = 2 poeng

· Aldri = 3 poeng

Hvis du talte 1 til 4 poeng, se etter muligheter for å forenkle møter i organisasjonen din. Akkurat nå er dette aspektet av hverdagen din funksjonell, men minst ett "Aldri" eller "Sjelden" svar skaper kompleksitet. Undersøk det området og kurskorriger nå for å unngå forurensning i andre aspekter av virksomheten.

ANNONSE

Hvis totalen din er 5 til 9 poeng, møter i organisasjonen din viser symptomer på kompleksitet, og hvis de ikke krysses av, vil de sannsynligvis spre seg til andre aspekter av operasjoner. Vurder å utføre en møterevisjon umiddelbart for å finne ut hvilke møter som er verdifulle - og hvilke som bør kastes i en ildsjøen.

Hvis du scoret 10 til 14 poeng, møter er en stor kilde til kompleksitet. Det er sannsynlig at problemet går utover organisasjonen din og strekker seg til hele selskapet. Med kompleksitet som påvirker alt fra statusmøter og idédugnad til planlegging og beslutningstaking, er bedriften din antagelig fast i første gir på flere fronter.

Til slutt, hvis du beregnet en sum av 15 eller mer, møter har nådd farlige nivåer av kompleksitet. Selv om selskapets ressurser kastes bort i et alarmerende tempo, har ansatte akseptert status quo. Folk er resignert med en mentalitet om stille å slutte, eller de prøver aktivt å sabotere endringsagenter. Uansett, tilstanden til møtene dine krever umiddelbar oppmerksomhet.

ANNONSE

Del nå de seks utsagnene og diagnosene med teamene dine og be dem om å generere de sannsynlige årsakene til at kompleksiteten har kapret møter – og kom med ideer for forenkling. Planlegg en økt for å diskutere både årsaker og løsninger, som bør fanges opp på en tavle.

Etter å ha diskutert gjennomførbarheten av løsninger, ta en avstemning om hvilke tre som skal implementeres umiddelbart - og gjør det. Eksempler på løsninger kan være «begrens møter til åtte eller færre deltakere» eller «hver møteinvitasjon må inneholde en agenda» og «forplikte seg til møtefrie fredager». For å forhindre en tilbakevending til business as usual, vurder å lage et møtemantra med disse forventningene og dele det på tvers av hele selskapet.

Hvis du trenger å validere denne nye tilnærmingen til den større virksomheten, ta med en påminnelse om at møter er dyre. Å redusere eller eliminere unødvendige møter vil ikke bare forbedre ansattes moral og øke fastholdelsen, det også hjelper organisasjoner drastisk å kutte kostnader. For selskaper med 100 ansatte er besparelsene rundt 2.5 millioner dollar i året og for selskaper på 5000 øker tallet til mer enn 100 millioner dollar.

ANNONSE

Å undersøke hvordan møter gjennomføres i organisasjonen din – og eliminere de som har overlevd nytten – kan bidra til å beholde ansatte og styre virksomheten mot høyere produktivitet. Oppmuntre teamet ditt til å avslå ethvert møte uten et klart formål, beslutningstaker eller agenda og belønn ansatte som konsekvent viser mot på dette området. Fortsett å stille spørsmål ved nye møter og strømlinjeforme nåværende møter, og du vil være vitne til et skifte bort fra stille å slutte og mot en smartere og enklere måte å jobbe på.